La fatturazione elettronica con Quovai PMS

La fatturazione elettronica, inizialmente introdotta soltanto per le fatture verso le pubbliche amministrazioni, è obbligatoria dal 1 Gennaio 2019 anche per le fatture emesse da aziende private verso aziende private (B2B).

Sostanzialmente, invece di recapitare un documento cartaceo o PDF, viene inviato ad un sistema centrale dell’Agenzia Entrate (chiamato SDI: Sistema di Interscambio) un file in formato xml che rappresenta in tutto e per tutto la fattura che le aziende erano abituate a produrre in passato.

Come viene gestita la fatturazione elettronica in Quovai PMS

Quovai PMS implementa:

la ricezione delle fatture elettroniche dai fornitori
l’invio delle fatture elettroniche ai clienti
la firma digitale delle fatture elettroniche
la conservazione sostitutiva a norma di legge

Ricevere le fatture elettroniche

Per ricevere le fatture elettroniche è necessario (oltre ad aver aderito al servizio contattando il Supporto Clienti) comunicare il codice destinatario di Quovai PMS (vedi più avanti) al proprio Commercialista in modo che tale codice sia registrato nel sito dell’Agenzia dell’Entrate.
Qualora siate in possesso voi stessi di credenziali o altro accesso diretto ai servizi telematici, potrete effettuare direttamente tale registrazione collegandovi al sito dell’Agenzia dedicato a tale scopo: https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/

Il codice destinatario da comunicare è:

HM3K1R8

E’ anche possibile comunicare volta per volta il codice destinatario al fornitore, anche se tale operazione non è comoda e può comportare degli errori.

Per visualizzare le fatture ricevute, dal menù laterale si seleziona la voce "Fatturazione" e poi si clicca su "Fatture ricevute", così si arriverà alla lista delle fatture che i vostri fornitori vi hanno inviato:

Dalla lista selezionando una riga sarà possibile accedere alle diverse funzionalità che vi mostrano il dettaglio delle fatture elettroniche ricevute come:

Visualizzare l’XML di una fattura elettronica
Scaricare un archivio .zip contenente l’XML per multiple fatture elettroniche
Visualizzare un PDF di una fattura elettronica

In generale, non è necessario stampare e conservare le fatture elettroniche.
Il sistema è concepito in modo che, in qualsiasi momento, voi possiate recuperare una delle fatture emesse o ricevute negli ultimi 10 anni.

Noi consigliamo di:

Visitare periodicamente il menu Fatturazione > Fatture ricevute per verificare se vi sono nuove fatture in arrivo.
Controllare le nuove fatture arrivate eventualmente visualizzandole in PDF
Alla fine del mese passare l’archivio .zip delle fatture ricevute nel mese al proprio commercialista (oppure utilizzare un programma messo a disposizione dallo stesso per registrarle nel sistema).

Inviare le fatture elettroniche

Per inviare le fatture elettroniche, sarà necessario avere a disposizione uno o l’altro dei seguenti dati del fornitore:

Il codice destinatario
la PEC

Il codice destinatario è un codice che può essere lungo 7 caratteri (in caso di soggetto privato) o 6 caratteri (in caso di pubblica amministrazione). Ad es. XXE4R4A oppure ERT45E.

La PEC è simile un normale indirizzo email che di solito (ma non è un requisito) contiene la parola pec: es. quovai@pec.it.

Quando si emette una fattura il sistema verificherà che almeno uno dei dati riportati di sopra sia valorizzato nell’anagrafica cliente:

Fase I - creare la fattura

La fattura viene creata nella stessa identica modalità utilizzata sinora e può anche essere stampata (possibilmente su carta non fiscale) e consegnata al cliente.

Una volta creata, la fattura è visibile nell’elenco di fatture emesse (dal menù laterale di sinistra "Fatturazione" > "Fatture emesse").

Fase II - invio della fattura

Nell’elenco delle fatture emesse è possibile visualizzare alcuni dati importanti per la gestione delle fatture elettroniche:

Lo stato dell’invio (che può essere “Inviato”, “Non inviato”, “n/a” oppure “ERRORE”)
Lo stato SDI relativo all’esito della fattura sul Sistema di Interscambio. Può essere: - (Nessun messaggio), NS (Notifica di scarto), MT (File metadati), RC (Ricevuta consegna), MC (Mancata consegna), EC (Esito committente), SE (Scarto esito committente), NE (Notifica esito), DT (Notifica decorrenza), AT (Attestazione trasmissione)
Il tempo mancante al tentativo di Invio

Quovai PMS invia le fatture dopo un tempo predefinito nelle impostazioni che di default è di 25 minuti, ma può essere modificato manualmente dall’utente.

Dal menù laterale di sinistra si seleziona "Profilo" e poi si clicca la voce "Impostazioni":

Si scorre in fondo fino a raggiungere la sezione "Opzioni fattura elettronica" e si inserisce nell'apposito campo il tempo (in minuti) desiderato:

Annullare una fattura

E’ possibile eliminare una fattura solo se non è ancora stata inviata (quindi se lo Stato invio è “Da inviare” oppure “n/a” oppure “ERRORE”).

In caso si desideri annullare una fattura dopo l’invio, è possibile:

Attendere un eventuale scarto dallo SdI che quindi annullerebbe di fatto la fattura
Emettere una nota di credito

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